Einführung der neuen Administration

Alle Anwendungen außer die Administration sowie die Anwendungsverwaltung. 

• Alle Anwendungen ohne Login funktionieren, wie beispielsweise Teile der Mediathek, klickpunkt.schule, Digitale Lernaufgaben.
• Videokonferenzen: Vorab erstellte und geöffnete ViKo-Räume bleiben über den direkten Link erreichbar. Speichern Sie dazu im Vorfeld die Links (inkl. Moderatorenlink), mit denen Sie die Räume erreichen können.
• Messenger-App: Wenn Sie bereits angemeldet sind, können Sie die App weiterhin nutzen, solange Sie sich nicht abmelden.
• Drive: Wenn Sie die Drive-App auf dem Computer nutzen, läuft die Synchronisation während der Wartung automatisch weiter. Wichtig dabei: 
  • Sie müssen vor der Wartung bereits angemeldet sein.
  • Nutzen Sie währenddessen kein VPN und kein Gast-WLAN (das könnte Sie abmelden).

  Wenn Sie Drive im Internet-Browser nutzen, können Sie nach der letzten Anmeldung noch maximal 8 Stunden lang damit arbeiten.

Im Zuge der technischen Umstellung kommt es ab dem 20.07.2026 16:00 Uhr in folgenden Teilanwendungen zu vorübergehenden Einschränkungen:

• Nutzerdaten in der Administration und im persönlichen Profil können in dieser Zeit nicht bearbeitet werden. Dazu zählen auch Dienststellenwechselanträge. Weiterhin möglich ist die Passwortänderung bzw. -rücksetzung und MFA-Geräte-Hinterlegung.
• Ein Import in der Administration kann nicht durchgeführt werden.
• Die Anwendungsverwaltung steht vorübergehend nicht zur Verfügung.
• Bestehende Dienst-E-Mail-Postfächer können uneingeschränkt genutzt werden. Aktivierung und Deaktivierung sind gesperrt.
• Lehrkräfte, deren Accounts in den Wochen vor dem 20.07.2026 angelegt wurden und die sich bis dahin noch nicht in der BayernCloud Schule angemeldet haben, können in diesem Zeitraum kein MFA-Gerät selbstständig hinterlegen. Die Freischaltung erfolgt in diesen Fällen durch die zuständigen ByCS-Admins.
• Aufgrund der Umstellung kann es erforderlich sein, Nutzungsbedingungen mehrfach zu bestätigen.

Unser Ziel ist es, den Übergang für Sie so einfach und sicher wie möglich zu gestalten. Dafür steht Ihnen ein umfassendes Begleitangebot zur Verfügung.

• Umfangreiche Hilfematerialien: Zum Start finden Sie wie gewohnt ausführliche Anleitungen, Schritt-für-Schritt-Hilfen und weiterführende Informationen im Bereich ByCS-Admins auf bycs.de.
• Persönlicher ByCS-Support: Unser Support-Team unterstützt Sie bei Fragen oder Problemen telefonisch und per E-Mail.
• Selbstlernkurs für ByCS-Admins: Eine vollständig überarbeitete Version des Zertifikatskurses führt Sie Schritt für Schritt durch die neue Oberfläche sowie die wichtigsten Funktionen. https://bycs.link/Zertifikatskurs-neu
• Selbstlernkurs für Lehrkräfte: Ein neuer Kurs informiert Lehrkräfte über ihre persönlichen Einstellungs- und Verwaltungsmöglichkeiten. Ab dem 06.08.2026 erreichbar unter https://bycs.link/Administration-Lehrkraefte.
• Tägliche Online-Sprechstunden der ALP: Zum Start bietet die ALP tägliche offene Online-Sprechstunden an. Dort können Sie individuelle Fragen aus dem Schulalltag direkt mit unserem Team besprechen. Die Anmeldung erfolgt über FIBS. https://bycs.link/Admin-Sprechstunde
• schule.digital-Community: Hier können Sie Fragen zu den einzelnen Anwendungen der BayernCloud Schule stellen. https://www.bycs.de/community/index.html
• Forum für ByCS-Admins in der Lernplattform: Nutzen Sie dieses Forum, um sich bayernweit mit anderen ByCS-Administratorinnen und -Administratoren auszutauschen und aktuelle Informationen abzurufen. Forum ByCS-Admins

Damit Sie der Datenmigration und dem ersten Import gelassen entgegensehen können, gelten folgende Regelungen:

• Keine automatische Löschung von Lehr- und Verwaltungskräften: Beim Import im kommenden Schuljahr werden diese Accounts nicht automatisch gelöscht, auch wenn sie in der ASV-Exportdatei fehlen.
• Schüleraccounts bleiben absicherbar: Fehlen Schüleraccounts beim Import, werden diese zunächst lediglich in den Papierkorb verschoben. Sie können einzelne Konten jederzeit als „Nicht entfernen“ kennzeichnen.
• Papierkorb als Sicherheitsstufe: Gelöschte Accounts verbleiben zunächst 30 Tage im Papierkorb und können während dieses Zeitraums jederzeit wiederhergestellt werden.
• Bewährte Importmöglichkeiten bleiben erhalten: Für Schulen und Dienststellen ohne ASV-Pflicht steht weiterhin der CSV-Import zur Verfügung. Das manuelle Anlegen von Nutzerkonten bleibt für alle Schularten möglich.

• Rolle in der ASV vergeben: Ab ASV-Version 26.2 empfehlen wir, den zuständigen ByCS-Admins die neue Rolle „Betreuer ByCS“ zuzuweisen. Dadurch können diese künftig selbstständig Exporte für die ByCS erstellen.
• Selbstlernkurs absolvieren: Für bereits zertifizierte ByCS-Admins ist der Kurs freiwillig, wird jedoch insbesondere als Vorbereitung auf die Sprechstunden empfohlen. https://bycs.link/zertifikatskurs-neu

Ein Systemumbau in diesem Ausmaß macht eine Downtime leider technisch unumgänglich. Ohne diese Downtime während der Migrationsphase drohen die Datenstände zwischen Alt- und Neusystem auseinanderzulaufen. Während der Migration vorgenommene Änderungen wären sonst im Neusystem unter Umständen nicht mehr verfügbar.

Wir haben alles darangesetzt, diese Ausfallzeit mit voraussichtlich 1,5 Tagen auf das absolute Mindestmaß zu reduzieren. Um den laufenden Betrieb so wenig wie möglich zu stören, haben wir die Arbeiten bewusst in die Schulzeit-freie Phase gelegt und so früh wie möglich angekündigt. Wir benötigen diese Phase zwingend, um das neue System intensiv zu testen und ggf. direkt nachzubessern. Nur so können wir garantieren, dass pünktlich zur wichtigen Ferienwoche 5 alles wieder stabil läuft.

Da während dieser Zeit auch der Zugriff auf Ihre Dienst-E-Mails eingeschränkt ist, empfehlen wir Ihnen, vorab einen Autoresponder (Abwesenheitsnotiz) einzurichten. Sie können darin darauf hinweisen, dass Sie am Dienstag und Mittwoch bis voraussichtlich 12:00 Uhr per E-Mail nicht erreichbar sind.

Liebe Schulleiterinnen und Schulleiter,
liebe ByCS-Administratorinnen und ByCS-Administratoren,

zum neuen Schuljahr steht Ihnen ab dem 10.08.2026 ein umfassendes Update der ByCS-Administration zur Verfügung.

Aufgrund der dafür notwendigen Systemmigration kommt es ab Montag, den 20.07.2026, 16:00 Uhr bis voraussichtlich Freitag, 07.08.2026, 12:00 Uhr zu folgenden Einschränkungen:

Nutzerdaten: Keine Bearbeitung möglich (Passwortänderung bzw. -rücksetzung und MFA-Geräte-Hinterlegung sind möglich.)

Anwendungsverwaltung (AVV): Steht nicht zur Verfügung.

Dienst-E-Mail-Konten und Funktionspostfächer: Aktivierung und Deaktivierung sind gesperrt.

MFA-Ersteinrichtung: Lehrkräfte, deren Accounts in den Wochen vor dem 20.07.2026 angelegt wurden und die sich bis dahin noch nicht in der BayernCloud Schule angemeldet haben, können kein MFA-Gerät selbstständig hinterlegen. Die Freischaltung erfolgt in diesen Fällen durch die zuständigen ByCS-Admins.

Aufgrund der Umstellung kann es erforderlich sein, die Nutzungsbedingungen mehrfach zu bestätigen.

Kritischer Hinweis: Bitte beachten Sie insbesondere, dass ab Montag, den 03.08.2026, 16:00 Uhr bis Mittwoch, den 05.08.2026, 12:00 Uhr kein Login in die BayernCloud Schule möglich sein wird.

Folgende Angebote können Sie in diesem Zeitraum dennoch nutzen:

Videokonferenzen: Vorab erstellte und geöffnete ViKo-Räume bleiben über den direkten Link erreichbar. Speichern Sie dazu im Vorfeld die Links (inkl. Moderatorenlink), mit denen Sie die Räume erreichen können.

Messenger-App: Bereits eingeloggte Nutzer können die App weiter verwenden, solange sie sich nicht abmelden.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr ByCS-Team

Liebe Schulleiterinnen und Schulleiter,

liebe ByCS-Administratorinnen und ByCS-Administratoren,

wie Sie bereits dem BIT - Kontaktbrief Februar 2026 entnehmen konnten, plant die BayernCloud Schule die Einführung eines neuen Identity and Access Management (IAM) Systems im Sommer 2026. Mit der neuen Administration und dem neuen Profil werden ein modernes Design, eine optimierte Benutzerführung und eine erweiterte Datenbasis bereitgestellt.

Was ändert sich für Sie?

Unser Ziel ist es die Datenpflege so einfach und konsistent wie möglich zu gestalten. Dazu werden folgende Neuerungen eingeführt:

• Zentrale Informationen: Die Schuldaten werden künftig - soweit möglich - direkt aus der zentralen Schuldatenbank (ASD) übernommen.
• Konsistenter Datenbestand: Die ASV stellt anders als bisher einen JSON-Export zur Verfügung, der insbesondere folgende Informationen rund um die Schulgemeinschaft und den Schulbetrieb für die ByCS beinhaltet: Neu ist der Import von Verwaltungskräften.
• Für die einzelnen Benutzergruppen werden folgende Attribute aus der ASV in der ByCS übernommen und dort unveränderlich gespeichert: 
  • Lehrkräfte: Differenzierungsmerkmale, Familienname, Rufname, Geschlecht, Amtsbezeichnung, Akademischer Grad
  • Schülerinnen und Schüler: Differenzierungsmerkmale, Familienname, Rufname, Geschlecht, Geburtsdatum, Klassenzugehörigkeit
  • Verwaltungspersonal: Familienname, Vornamen, Geschlecht, Akademischer Grad

Für alle Benutzergruppen werden die in der ASV hinterlegten E-Mail-Adressen übernommen. Zusätzlich kann jede Benutzerin bzw. jeder Benutzer im eigenen Profil eine individuelle E-Mail-Adresse hinterlegen, die insbesondere zur Wiederherstellung des Accounts dient.

Was können Sie zur Vorbereitung auf das neue System tun?

Um den Umstieg auf das neue System so reibungslos wie möglich zu gestalten, empfehlen wir, möglichst noch im Juni, spätestens jedoch bis zum 10.07.2026, einen Vollimport für Lehrkräfte und Schüler im bestehenden System durchzuführen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbestände aktuell und frei von Dopplungen sind und das neue System ohne Altlasten starten kann.

Wichtige Hinweise

Damit ByCS-Admins künftig selbstständig Exporte aus der ASV durchführen können, wird mit der ASV-Version 26.2 zum kommenden Schuljahr die Rolle "Betreuer ByCS" zur Verfügung gestellt. Wir empfehlen diese Rolle dem jeweiligen ByCS-Admin in der ASV zuzuweisen.

Ab 20.07.2026 kommt es für etwa vier Wochen in den Teilanwendungen Administration und Anwendungsverwaltung zu Einschränkungen. Nutzerdaten werden weitgehend nicht bearbeitbar sein. Die Anwendungsverwaltung ist in diesem Zeitraum nicht verfügbar.

Über die weiteren Schritte sowie konkrete Anleitungen zum Umgang mit dem neuen System werden wir Sie rechtzeitig informieren.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr ByCS-Team