Dienst-E-Mail

Kommunikation bei hohem Schutzbedarf

Beim E-Mail-Austausch mit sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Notenübersicht, schulische Ordnungsmaßnahmen, Atteste, Aspekte der Gesundheit) ist von einer Kommunikation mit einem hohen Schutzbedarf auszugehen. Diese Übersicht stellt eine Möglichkeit der sicheren E-Mail-Kommunikation vor und gibt Hinweise zur Verwendung.

Zu den Personengruppen, die prizipiell Daten mit hohen Schutzbedarf versenden können, gehören

Lehrkräfte und pädagogisches Personal
Verwaltung und Schulleitung
Schulpsychologe/-in, Beratungslehrkraft, Mitglieder des Personalrats

Beim regelmäßigen Austausch personenbezogener Daten soll ein Funktionspostfach verwendet werden.

Folgende Aspekte sind beim Austausch von Informationen mit hohem Schutzbedarf zu beachten:

Angehängte Daten mit hohem Schutzbedarf müssen z. B. als PDF-Dokument, verschlüsselt werden.
Der Inhalt der E-Mail darf keine Rückschlüsse auf Personen oder inhaltliche Details zulassen. Hier wird auf den verschlüsselten Anhang bzw. Dokumente des Cloudspeichers verwiesen.
Der E-Mail-Betreff sollte weder Auskunft über eine bestimmte Person noch über den konkreten Anlass geben (Diagnosedaten, Fehlzeiten, Notenübersicht, Beratungstermin …).
Dem Kommunikationspartner ist das Passwort über einen zweiten sicheren Kanal (z. B. Telefon, ByCS-Messenger, SMS) mitzuteilen.
Für die Ordner im Postfach (Posteingang, gesendete Elemente, gelöschte Objekte) gelten die gesetzlich vorgeschriebenen Löschfristen.
Das Kultusministerium stellt Ihnen weiterführende Informationen zur Verschlüsselung und zur Kategorisierung des Schutzbedarfs zur Verfügung.

Dies könnte Sie auch interessieren...

E-Mail an Kontaktliste senden

Sie haben eine Kontaktliste angelegt und möchten allen Mitgliedern dieser Liste eine Nachricht senden. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.

E-Mail beantworten oder weiterleiten

Sie haben eine E-Mail erhalten und wollen eine Antwort darauf verfassen. Vielleicht wollen Sie die Nachricht aber auch an eine ander Empfängerin bzw. einen anderen Empfänger weiterleiten. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert.

Neue E-Mail schreiben und versenden

Sie befinden sich im Modul E-Mail und wollen eine Nachricht verschicken. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei vorgehen können.