Schulkalender erstellen und freigeben
Sie möchten einen Kalender für die Schulfamilie erstellen, der alle Termine automatisch aktualisiert und diesen für das gesamte Kollegium freigeben? Hier zeigen wir Ihnen, wie das geht.
Im Kalendermodul legen Sie durch einen Rechtsklick auf Ihre Kalender einen neuen Kalender an und geben ihm einen aussagekräftigen Namen.
Es bietet sich an, dass Sie diesen Kalender nicht in Ihrem persönlichen Postfach anlegen, sondern dafür ein Funktionspostfach verwenden. Das hat den Vorteil, dass die Termine auch dann erhalten bleiben und aktualisiert werden können, wenn sich die Zuständigkeiten für die Pflege des Schulkalenders ändern sollten.
Erstellen Sie wie gewohnt einen Termin. Bevor Sie diesen speichern, achten Sie darauf, den entsprechenden Kalender auszuwählen. Die Auswahlmöglichkeit finden Sie im Drop-down-Menü In Kalender speichern.
Bei der Kalenderfreigabe können Sie neben Verteilerlisten auch Funktionspostfächer auswählen.
Wenn Sie im Drop-Down-Menü Alle Details auswählen, können die Empfänger des freigegebenen Kalenders alle Termine einsehen, besitzen aber keine Bearbeitungsrechte. So stellen Sie sicher, dass Termine nicht durch unberechtigte Dritte eingestellt bzw. verändert werden.
Sie können einen Kalender gleichzeitig mehreren Personengruppen freigeben. Dabei wählen Sie für jede Gruppe die Berechtigungen individuell aus. So ermöglichen Sie beispielsweise bei der Auswahl Bearbeiter, allen Mitgliedern des Funktionspostfaches Schulleitung, Termine im Schulkalender einzustellen und zu bearbeiten. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie oben links auf Senden.
Alle berechtigten Empfänger bekommen eine E-Mail, in der sie die Kalenderfreigabe annehmen müssen.
Erst anschließend erscheint der Kalender im Kalendermodul unter Weitere Kalender.
Dieser wird automatisch aktualisiert, sobald eine Änderung vorgenommen wurde.
