Schritte zur Registrierung Ihrer Dienststelle auf der BayernCloud Schule
Die BayernCloud Schule (ByCS) steht sämtlichen staatlichen, kommunalen und privaten Schulen in Bayern kostenfrei zur Verfügung. Die Anmeldung zur Nutzung kann ausschließlich durch die Schulleitung erfolgen.
(Re-)Aktivierung Ihrer Dienststelle
Haben Sie Ihre Dienststelle bereits vor längerem registriert und möchten nun Ihr Schulprofil reaktivieren oder aktualisieren?
1. Ihre Dienststelle im bayerischen Schulportal registrieren
Die BayernCloud Schule (ByCS) steht allen bayerischen staatlichen, kommunalen und privaten Schulen zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung.
Eine Registrierung der Schule für die Nutzung der ByCS kann ausschließlich von der Schulleitung im Schulportal durchgeführt werden.
Falls Ihre Schule noch keinen Zugang zum bayerischen Schulportal hat, finden Sie hier entsprechende Hilfestellungen.
Nachdem die zentrale Fachadministration (ZFA) die von Ihnen übermittelten Registrierungsdaten geprüft hat, legt sie einen eigenen ByCS-Mandanten für Ihre Schule an. Der Support der BayernCloud Schule übermittelt Ihnen Ihre Zugangsdaten sowie Informationen zu den nächsten Schritten.
2. Multifaktor-Authentifizierung (MFA) einrichten
Die Multifaktor-Authentifizierung (MFA) ist ein Sicherheitsverfahren, das den Zugang zu einem System oder Konto durch mehrere Authentifizierungsmethoden absichert.
Ist Ihre Schule bereits auf der BayernCloud Schule registriert, aber die MFA noch nicht eingerichtet, so ist dieser Schritt noch zu tätigen. Dafür ist mindestens ein Gerät (z. B. Smartphone, Tablet) zu hinterlegen.
3. Ansprechpersonen für die ByCS-Administration in Ihrer Schule benennen
ByCS-Administratorinnen und -Administratoren üben die ByCS-Administration aus. Hierzu gehört unter anderem das Anlegen von Nutzungszugängen für die Personen Ihrer Dienststelle entsprechend ihrer Rollen und Rechte.
Im Zuge der Anmeldung benennen Sie intern eine Ansprechperson sowie mindestens eine Stellvertretung an Ihrer Schule, die für die ByCS-Administration verantwortlich ist.
Die Voraussetzung zur Ausübung der ByCS-Administration ist die Absolvierung eines Selbstlernkurses: „ByCS-Administration: Zertifikatskurs für die technische Einführung neuer ByCS-Admins“. Die Anmeldung dazu erfolgt über FIBS.
Senden Sie die Zertifikate über die erfolgreiche Qualifizierung Ihrer neuen ByCS-Administration an den ByCS-Support. Anschließend werden die Administrationszugänge der entsprechenden Personen angelegt. Der ByCS-Support informiert Sie über die erfolgreiche Einrichtung und die nächsten Schritte.
4. Schulprofil vervollständigen
Sie als Schulleitung oder Ihre ByCS-Administration vervollständigen die Daten Ihrer Schule im Schulprofil.
Dies ist essentiell, damit später wichtige Informationen wie Kontaktdaten Ihrer Dienststelle oder die zuständige Person für den Datenschutz Ihrer Schule bzw. Dienststelle korrekt in den Datenschutzdokumenten und anderen relevanten Bereichen dargestellt werden können.
5. Gewünschte Anwendungen aktivieren
In Ihrer Rolle als Schulleitung haben Sie Zugang zur ByCS-Anwendungsverwaltung, um die gewünschten ByCS-Anwendungen für Ihre Schule bzw. Dienststelle zu aktivieren.
In der Anwendungsverwaltung zeichnen Sie die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) digital, damit die entsprechenden ByCS-Anwendungen genutzt werden können. Bereits gezeichnete AVV sind dort jederzeit einsehbar.
6. Nutzerinnen und Nutzer anlegen, verwalten und Rollen zuweisen
Die ByCS-Administratorinnen und -Administratoren legen dann die Nutzerinnen und Nutzer der Schule in der ByCS-Administration an und pflegen ihre Gruppenzugehörigkeiten.
Darüber hinaus führen die ByCS-Admins die Rollenzuweisungen im Schulprofil durch.
Wenn weitere Personen mit besonderen Aufgaben ausgestattet werden sollen, ordnen sie die entsprechenden Rollen dem jeweiligen Nutzerprofil zu. Dazu gehört beispielsweise die Rolle „ByCS-Redakteur“, mit der das Dashboard Ihrer Schule konfigurierten werden kann.
